Isabelle Gieling

Help! "Je suis débordé dans mon entreprise / mes projets"

Ou comment "caser" tout ce que tu veux et dois faire dans ton planning, être capable de laisser de côté ce qui n'a pas sa place et avoir le cerveau moins dévasté, plus apaisé!

Hello les passionnées! Aujourd'hui, je vous partage un concept un peu inhabituel dans sa forme: la seule forme qui a enfin eu raison de mon sentiment d'être ensevelie sous les tâches et réalisations en cours et à venir!

Ici, je vais m'adresser au passionnées qui ont un ou plusieurs projets, ou bien, une / plusieurs entreprises. Mais surtout, je m'adresse à celles qui ont, comme moi, la nécessité d'apprendre de nombreuses nouvelles compétences pour leur entreprise ou projets tout en faisant rentrer les sous-sous, hein, (et donc aussi des tâches obligatoires qu'on ne peut pas négliger), mais aussi à celles qui ont... comment dire...des pulsions pour apprendre tout ce qui leur passe sous le nez et qui ont bien du mal à y résister :-D

(Je précise donc que je ne vais pas parler aujourd'hui du cas où tu es peut-être débordée parce qu'il se peut que tu doives changer certaines tâches, ou déléguer, prendre du recul etc. Cela fera l'objet d'un autre article). Aujourd'hui, je vais parler du cas où tu es ensevelie de tâches que tu aimes et que tu n'aimes pas, que tu te plains de n'avoir le temps de rien, que tu cours comme un poulet sans tête avec l'envie de tout faire à la fois. En gros, le quotidien, d'une multi-passionnée qui entreprend!

Il en découle souvent une situation de frustration et stress intense:

Tu es toute excitée à l'ide d'avoir les ressources (formations ou livres) pour développer ta compétence, mais voilà des semaines ou mois que tu n'as toujours pas commencé parce que les "obligations" passent devant.
Tu as par ailleurs un planning digne d'un ministre en terme de tâches et de productions diverses, que tu ne mènes probablement pas du tout à bout.
Les "To Do" dans tes listes ou dans ton agenda se superposent presque, quand tu n'es pas obligée de jongler avec comme une folle furieuse, alors même qu'une grande partie sont non nécessaires ou non efficaces.

Quelques exemples de dérives complètement révélatrice:

Avoir imaginé que tu serais tous les jours sur les réseaux sociaux sans préméditer ou programmer quoi que ce soit.
T'efforcer de caser la création de ton site web en 48h, comme si tu poussais la chaussure de cendrillon sur un gros pied fourchu.
Avoir sur ta table de chevet (ou tes onglets d'ordi) un livre sur le marketing, un sur le développement personnel, un tutoriel sur je ne sais quelle nouvelle application, un sur l'organisation, et un sur l'éducation de ton enfant... et les lire tous en même temps, bien entendu.
Avoir pris les bonnes résolutions, cette année, de te remettre au sport, apprendre le piano, et tricoter les bonnets de la famille, ah oui, et aussi apprendre la photo et commencer le zéro déchet.
Avoir tendance, par période, à repousser ce que tu dois faire pour privilégier ce que tu as envie de faire, et à d'autres moment, te plier à ce que tu es obligée de faire (ton administratif et tes tâches non négociables) mais comme ça fait longtemps que t'as rien fichu, le truc désagréable dure une éternité et tu regardes ta vie te passer sous le nez, frustrée.

Désormais, considère ta vie comme une académie, comme une université: le secret d'une nouvelle vision de ton organisation et ton quotidien.

Si tu es toujours en train de lire, c'est que ça te parle un chouïa, ce bazar qui semble proche de ton quotidien. Pendant des années, j'ai essayé de comprendre pourquoi je m'infligeais un tel stress, à vouloir en caser trop dans une seule journée. Puis, j'ai fini par comprendre que d'une part, je m'organisais très mal et donc que ça me fatiguait beaucoup. D'autre part, j'ai compris que toutes ces "TO DO" (mix de désirs de réalisation et de tâches) n'étaient pas un vrai problème, si je leur donnais le véhicule adéquat pour exister!

Modifie ta perception, ton regard et ton "outillage": tu vas entrer dans la Matrice de ta nouvelle vie!

Faisons un bilan rapide (ajoute ou note ce qui te convient et détaille dans un carnet ou sur une MindMap): j'imagine que ça ressemble un peu à ça pour toi aujourd'hui, en vrac, dans ta tête et dans tes agendas:

Tout ce que tu dois faire pour gagner ton salaire actuel si tu as un job salarié le temps que ton projet soit lancé
Tout ce que tu dois faire pour faire fonctionner ton activité si tu es déjà indépendante (production, communication, administratif et j'en passe)
Tout ce que tu dois faire pour ton privé (habitat, famille, santé, bien-être, trajets....)
Tout ce que tu devrais faire pour que ton activité fonctionne mieux (te former, t'inspirer, faire des recherches...)
Tout ce que tu VEUX faire pour te développer, professionnellement et personnellement (apprendre le chinois, la photo, visiter une entreprise en particulier...)
etc...

L'ennui, c'est que si tu te reconnais dans les aventures de mon site, tu as probablement un max de passions et bien trop peu d'une vie pour caser tout ça dans ton agenda. C'est juste?

Je me suis tordu l'esprit, j'ai tenté d'étirer mes journées, j'ai testé toutes les méthodes... J'étais parfois fatiguée, mais en même temps, tellement nourrie par tout ce que j'apprenais et vivais. Cependant, j'ai toujours été capable de m'offrir des moments de calme complet pour me ressourcer: donc, je savais exactement ce que "goûtait" un moment de FOCUS intense ou de conscience, de présence à soi et à l'instant, tant dans une tâche ou dans l'immobilité. Mais ils étaient rares, comparé à la sensation de débordement quotidien.

L'ennui était plutôt:

comment me canaliser
comment retenir ce que j'apprenais
comment avoir moins le sentiment d'être débordée
comment finir correctement ce que je commençais
comment évaluer si ce que je faisais était réellement important (pour moi ou pour mon travail)
comment avoir une vision de "à quoi sert ce que je suis en train de faire" quand les tâches sont de nature extrêmement différentes d'une heure à l'autre.

Jusqu'à comprendre ce concept complètement "sous nos yeux":

Quand j'étais petite et ado et ...adulte, je rêvais d'aller dans une école "comme dans les films": une école (existe-t-elle?) qui soit faite à ma mesure, à la carte: des cours de dessin, de danse, de musique, de couture, de cuisine, de potager, de photo, de vidéo, de sport, et surtout, apprendre la "vie", apprendre à me connaître et à construire un avenir qui me corresponde, connaître les "règles" de la vie d'adulte en société.

Franchement... t'as appris quoi à l'école, toi???

Tu ne penses pas que c'est donc normal, naturel, si tu as goût pour la vie, d'avoir tendance à pousser les murs de tes journées pour y caser des trucs qui sont tellement importants pour toi?

Le jour où j'ai compris que non seulement c'était normal, mais que c'était EXACTEMENT ça, ma vie, j'ai CHOISI d'adapter mon regard et mes outils.

Oui, j'ai choisi de créer ma propre école quotidienne de rêve et de considérer que je "suis" mon académie, mon université: mais, elle a un règlement, des horaires, des conseillers, des obligations et des récréations... faut pas déconner, quand même. Or de question de bousiller ton sommeil ou de manger des nouilles lyophilisées, dans cette "académie" que tu vas te créer!

Pourquoi ça marche? Comment ça marche?

Non, ça n'est de fait pas pour tout le monde. C'est fait pour les "dingos" pour qui une vie ne suffit pas, qui ont envie de manger la vie à pleine dents, de progresser, de mettre en place des projets mais qui savent prendre soin d'elles aussi.

Si tu fais partie des personnes qui cherchent justement à ralentir au maximum, cela ne s'adresse pas à toi, simplement. Si à contrario ton quotidien est ultra rempli mais malheureusement pas du contenu que tu aimerais (genre tu détestes tes journées et en plus elles sont complètement débordantes), la priorité est alors plutôt à changer la fondation: qu'est-ce que tu dois faire pour changer cette vie, concrètement? Donc, ça s'adresse plutôt aux ultra-passionnés qui donc ont rapidement un quotidien au bord du débordement, entre frustrations et petites ratures/ dérapages.

Les principes de ce quotidien "Je construis mon académie de rêve":

MONO-TÄCHE: Dans une école, lorsque tu as une ou deux heures de cours d'espagnol, on ne te demande pas de penser à ton cours de math (oublie les cauchemars du passé où tu stressais du devoir pas fini pour la prof de math du cours d'après): ici, c'est toi qui fixes une grande partie des règles. Donc: 2h de cours sur un sujet = 2h de focus TOTAL sur ce sujet. Et, après, c'est STOP. Tu ne vas pas plus loin. Rassure-toi, tu vas faire le reste aussi, mais au moment adéquat. Tu ne mélanges pas les sujets, tu ne fais pas de multi-tâches, tu commences un truc et tu le termines: tu peux te poser des tranches de travail de 50 min par exemple.

GRILLE VARIÉE, dans un but clair: Dans une unif' ou une grande académie de tes rêves, le but est de construire une formation "complète", un bagage, un vrai. Celui qui va en médecine ne se contente pas d'apprendre les os du corps. L’entièreté de son parcours a pour but de mener à "devenir" un médecin. Donc il est tout à fait normal que tes "apprentissages" soient tout aussi variés que nombreux, mais ils doivent s'inscrire dans un "projet": tu vas prendre le temps de splitter ta vie rêvée en "projets": ton entreprise, ton privé, des apprentissages pour te sentir bien, le projet de prendre soin de ton corps et ta santé... Chaque "cours" et chaque tâche devra exister dans un écosystème pour une bonne raison. Donc, dorénavant, tu n'auras plus d'excuse: quand tu dis vouloir apprendre la photo, tu peux tout à fait commencer par 30 minutes d'apprentissage par semaine dans ton planning. Dans un agenda "d'unif' de rêve", il y a des cours avec beaucoup d'heures, d'autres avec seulement 1h. Mais ils ont tous leur raison d'être et d'exister. Ce n'est donc pas pour rien qu'il y a 1 ou 2h de cours de droit dans un cursus, même s'il est évident qu'on ne devient pas avocat avec ça. Donc, dorénavant, plutôt que de te plaindre que tu n'as pas le temps d'apprendre à utiliser Youtube pour ton entreprise, par exemple, tu placeras 30 minutes de cours Top Chrono: et donc, tu avanceras! Même par petites pas!

UN ROND NE RENTRE PAS DANS UN CARRÉ: En toute logique, on ne peut pas devenir médecin et astronaute à la fois. Ou avoir le projet d'être nomade et créer une micro-ferme en même temps : du coup, même si tu as l'ambition de faire les 2 dans ta vie, souviens-toi que tu ne pourras jamais faire entrer un rond dans un carré. Il va te falloir faire des choix, prioriser les projets: imagine que tu as 100% de disponibilité, ou 100 morceaux de sucre à faire rentrer dans une boîte. Tu vas devoir départager ces morceaux entre ce qui est non négociable (manger, dormir etc) et partager le reste sur les projets prioritaires. Rien ne t'empêche de programmer les autres projets pour l'avenir (exemple, à l'unif, tu vas en stage la 2e ou 3e année: pas la première, c'est comme ça. Y a pas moyen et y a surement une bonne raison pour ça).

PENSER MARATHON, PAS SPRINT: L'académicien ou l'élève d'unif', il a... des horaires. Et oui! A telle heure, tel cours, telle pause. L'excès est dédié aux périodes spéciales: examen, blocus, finir un projet de groupe... Toi, c'est pareil. Or de question de passer toutes tes nuits à en rajouter, tu vas claquer en route. Pense "marathon", pas "sprint". Oui, de temps en temps, tu peux piquer un sprint: mais il y a un début et une fin programmée!

DO NOT DISTURB: L'étudiant de cette "école de rêve" met un cadre et des limites: il ne peut étudier si son coloc' fait la bringue dans sa chambre! Impossible de rédiger des articles de blog ou d'enregistrer des vidéos si ton mari entre sans frapper, si tout le monde se met à geindre parce que tu ne fais pas le souper. Pose un cadre, négocie: mardi et jeudi, les enfants et le mari font des spaghettis, peu importe :-D lâche prise, délègue et accorde-toi un cadre de travail adéquat (avec une pancarte Interdit d'entrer, crois-moi, oui oui, le message prend du temps à passer).

CONSTRUIRE AVEC DES HABITUDES: Dans une école, on a des habitudes! Faire son pique-nique pour le midi, donc on s'organise pour (en tout cas aucun de nous n'a passé ses 50 minutes de pause en cours à cuisiner pendant 38 minutes...). Connaître les moments qui nous fatiguent le plus (on ne place pas une tâche de production importante juste après avoir passé 4h à faire sa comptabilité). Connaître ses moments de productivité "Flow", là où on est hyper efficace. Prévoir de quoi se ravitailler sainement. Connaître quelques mouvements pour dérouiller son corps si on travaille assis...

OUTILS ET MÉTHODES: Quand on suit un parcours long et intense, on ne compte pas entièrement sur sa cervelle pour retenir tout ce qu'on entend en cours, n'est-ce pas? Pareil pour toi: installe-toi une routine d'apprentissage et de monitoring pour ce que tu apprends, ce que tu as réalisé, ce qui est fini, ce qui s'en vient. Choisis une méthode qui te permet de fonctionner avec fluidité et facilité comme si tu étais en maternelle: (pour eux, la maîtresse dit: "Là, on met ses chaussures!"). Prends-toi par la main et dis-toi: "Là, tu notes les accomplissements de la semaine. Là, tu as les prises de notes pour ton cours marketing". Là, tu trouveras les factures à encoder". Etc... crée-toi un Disney Land quotidien: comme si un enfant devait pouvoir comprendre ce qui est prévu, où ranger ses affaires et ce qu'il doit faire, mais aussi pourquoi. Tout doit être facile, et surtout, pour soulager ton esprit et lui donner l'impression de se "décharger". Paradoxalement, c'est comme ça que ton cerveau va retenir tout ce qu'il apprend! Et ce que tu auras oublié sera facile à retrouver.

CARTE GPS DE TA VIE: Dans une école, il y a souvent un plan, une carte des lieux. Pour moi, j'ai créé une Mindmap complète de l'ensemble des mes projets, la place qu'ils prennent, le type de tâches ou de séances d'apprentissage, les obligations qui y sont liées: et sur ma Mindmap, j'inscris souvent les références qui me permettent de trouver le contenu qui y est lié. Exemple, tout ce qui concerne l'apprentissage en marketing est rangé dans 7 fardes différentes: je note sur ma Mindmap où trouver mes notes de cours.

RELAX: L'étudiant a des VACANCES, des périodes de recul, de jeu, de liberté totale. Durant ces périodes, je fais le bilan de ma vie, de mes projets, je vérifie si les priorités sont toujours les bonnes. Je me repose, je fais ce que je veux, je m'accorde le droit de dormir tard, regarder un cours tutoriel d'art créatif 7h d'affilée si j'ai envie.

ÉVALUATIONS: L'académicien a... des examens, des évaluations. Oui, ponctuellement, vérifie tes connaissances, monitore ce qu'il s'est passé, observe l'impact de tes choix. Tous projets confondus! Exemple: tu as beaucoup agi sur les réseaux sociaux pour ton entreprise: quels sont les résultats? Faut-il ajuster quelque chose? Autre exemple: tu as décidé de créer une formation en ligne, mais la production a été un calvaire pour toi: est-ce vraiment le format qui te convient? Faut-il changer pour aller vers l'écriture? Et en terme de résultats: as-tu généré les finances que tu espérais? As-tu fait ce qu'il fait pour et que dois-tu faire pour que ça s'améliore? As-tu réussi à intégrer ces nouvelles connaissances? As-tu bloqué quelque part et si oui, as-tu cherché de l'aide? Etc.

TU ES PAR NATURE: Enfin, pour l'académicien, l'unif n'est pas TOUTE sa vie: oui, pour se réaliser dans un ou plusieurs projets, il y a beaucoup à faire. On a un appétit féroce mais aussi beaucoup de tâches qui s'ajoutent qu'on avait pas préméditées. Mais savoir prendre du recul m'a beaucoup apaisée: nous SOMMES, avec ou sans nos projets. Nous existons. Et parfois, il a été bon pour moi... de ne rien faire du tout. De n'avoir aucun objectif. Mais le naturel revient vite au galop, hein, faut pas croire :-D

Prioriser tes projets et leur donner la place adéquate:

Ce sera assez long d'entrer dans cette grande question, on reviendra dessus: mais c'est probablement une difficulté que toi aussi tu vis. Pour ma part, souvent, le fait de déjà faire "exister" mon projet dans un tableau de vision me permet de ne pas l'oublier, de lui accorder de l'importance. C'est un peu comme si je lui disais "t'inquiètes, je t'ai pas oublié, mais tu passes au mois de mars". Du coup, c'est moins frustrant et surtout, on a pas l'impression que notre tête va exploser de "projets qu'on s'était promis de faire".

Naturellement, il arrive souvent qu'un de ces projets soit repoussé: genre dans ma vie, j'ai toujours voulu apprendre le violoncelle. Mais ça sera probablement, en terme d'importance dans mon coeur, lorsque j'aurai installé les projets fondamentaux pour moi. Mais: peut-être que pour toi, apprendre le violoncelle est déterminant et que tu y passeras tes journées!

Comme je le disais plus haut, un rond ne rentre pas dans un carré. Il y a des lois naturelles contre lesquelles même le meilleur outil d'organisation ne peux se dresser. 24h seulement, tu vas DEVOIR choisir. Mais c'est quand même déjà cool, en considérant ta vie comme une sorte d'académie, tu vas trouver de plus en plus naturel de passer d'un cours à l'autre, d'une casquette à l'autre, comme à l'école. Un matin, tu emballes tes produits. L'aprem, tu fais ta communication. Le lendemain, tu es en formation... c'est NORMAL.

La condition pour un équilibre dans tes priorités:

Avoir clairement défini les conséquences de tes choix: si tu donnes priorité à l'apprentissage du violoncelle alors que t'as pas d'économies et un loyer à payer, on s'entend que ça n'a pas de sens. De nouveau, regarde les "Légos", ou pièces de puzzle qu'il y a sur ta table: place en premier la fondation. Ta sécurité, ton toit. Puis après... tu cases tout ce que tu veux tant que tu prends soin de toi :-D

En fin de compte, tu l'as compris, il n'y aura probablement pas "moins" de choses dans ton planning. Ce qui va changer, c'est la sensation qui va avec et l'émotion qui accompagne ton quotidien. Depuis que j'ai l'impression que mes journées sont "une école de rêve" (où certes, je dois des comptes, j'ai des "devoirs" à rendre), je ne me sens plus dépassée par le jonglage de tâches. Mais surtout, je me suis mise dans la peau d'une élève qui a énormément à apprendre: du coup, il est alors évident que cette élève doit être organisée et se trouver des outils pour soulager son cerveau et savoir où trouver les choses, mais aussi... savoir ré-utiliser son apprentissage, tout en gardant une vie normale.

Bon: tu as peut-être cru que dans cet article, j'allais te parler de Bullet journal et autres astuces pour faire tout ce que tu veux faire en 24h comme si tu en avais 48. Je te partagerai dans un prochain article ce qui fonctionne pour moi en pratico-pratique, mais j'ai envie de dire que: dans une école, par exemple, il y a tellement de manières pour chaque élève de gérer la façon dont il apprend, retient, met en pratique. Pour l'entrepreneur, c'est un peu pareil: l'un utilisera des post-it rose sur sa porte, l'autre une application mobile ou un tableau blanc. Cependant, je partagerai quand même avec toi la routine que j'ai pour "fonctionner" dans cette académie de rêve que j'ai choisie de créer pour ma petite vie aux multi-projets.

J'espère que ça t'a été utile, j'suis curieuse de lire ce que ça t'a évoqué!

PS: en teaser, sache que je prépare un parcours vidéo pour te partager l'entièreté de ma routine d'organisation, de productivité, en intégrant la routine santé. Tant personnelle que professionnelle: toutes mes astuces et ma méthode pour parvenir à m'occuper de mes entreprises et avoir une vie familiale équilibrée! Si tu es intéressée et que tu veux être tenue au courant au bon moment, je t'invite à me laisser un petit commentaire en dessous + t'inscrire à la newsletter pour ne pas louper l'info!